domingo, 17 de junio de 2012

COMPARACIÓN ENTRE EL CAPITULO 10 DEL PMBOK GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO Y EL CAPÍTULO 10 DEL LIBRO "DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS" DE PABLO LLEDÓ

El siguiente ensayo surge como parte de las asignaciones del curso Planificación de Recursos Humanos y Comunicaciones del Proyecto. Donde se busca a través de esta asignación generar una guía de preparación para la gestión comunicaciones de un proyecto y a su vez de preparación para la prueba de grado de la MAP y posterior examen PMP.
El ensayo consiste en plantear las similitudes, diferencias, y resumir los principales puntos de las lecturas Capítulo 10 del PMBOK Gestión de las comunicaciones del proyecto y el Capítulo 10 Comunicaciones del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó.
En el libro Director Profesional de Proyectos del Autor Pablo Lledó se exponen los conceptos de una forma clara y directa, además de esto los complementa con bastante información grafica y ejemplos. Dentro de la lectura se presentan varios ejercicios para realizar, en el transcurso de la lectura que incitan a analizar los conceptos expuestos. Estos ejercicios y preguntas sencillas llevan al lector a meditar un momento y analizar antes de poder emitir su respuesta.

El autor inicia exponiendo que la principal habilidad de un DP es saber comunicar y que los proyectos sean exitosos depende de la capacidad de comunicarse efectivamente.  Se desarrollan los distintos procesos de gestión de las comunicaciones que distribuyen entre los distintos grupos de procesos de la vida del proyecto.  Estos son listados y definidos como:

1. Identificar a los interesados: identificar a todas las personas u organizaciones que de alguna manera se verán afectadas por el proyecto.
2. Planificar las comunicaciones: determinar cuáles serán las necesidades de información del proyecto.
3. Distribuir la información: colocar la información a disposición de los interesados.
4. Gestionar las expectativas de los interesados: satisfacer los requisitos de los interesados y resolver los conflictos entre los recursos humanos.
5. Informar el desempeño: comunicar el estado de avance del proyecto.


Los procesos de gestión de las comunicaciones son analizados desde la perspectiva de consultas expuestas al lector como los son:

¿Que necesito para empezar?
¿Qué herramientas puedo utilizar?
¿Qué obtengo al final del proceso?

Esta modalidad de consultas es constructiva ya que estimula el análisis de los temas por parte del lector. De este capítulo se desprende la importancia de la comunicación en el proyecto, tanto interna como externa, hacia los interesados. Los ejercicios se enfatizan que el lector logre identificar los diferentes canales de comunicación, métodos de comunicación, medios de comunicación y distribución de la información, alentando al lector a diferenciar en distintas situaciones, cual es el formato adecuado para la transmisión de mensajes.

Otro punto muy importante es que se analiza la gestión de los interesados y los ejercicios buscan desarrollar la implementación de estrategias de mitigación de cada uno de los interesados, basado en los resultados del grafico Poder-interés. Debido a la gran importancia de la gestión de las comunicaciones, el libro proporciona un dato muy interesante donde se indica que el tiempo que invierte el director de proyecto en la comunicación es mayor al 50% del tiempo que invierte al desarrollo del proyecto.

En el capítulo 10 del PMBok “Gestión de las comunicaciones del Proyecto”, se exponen de forma amplia los procesos de las comunicaciones en el proyecto, cada proceso es analizado en sus tres principales elementos Entradas, Herramientas- Técnicas y Salidas. Acompañados de una amplia cantidad de conceptos y definiciones. Los procesos expuestos son los siguientes:

·         Identificar a los interesados
·         Planificar las comunicaciones
·         Distribuir la información
·         Gestionar las expectativas de los interesados.
·         Informar el desempeño


Se utilizan gráficos y diagramas de flujo para exponer los contenidos.  Los puntos referentes a herramientas y técnicas son tratados de una forma más amplia en el PMBok. Se analiza la teoría de la comunicación describiendo la dinámica de la comunicación emisor receptor, como base para comprender el proceso de comunicación en los proyectos. Esto en todas las dimensiones de la comunicación clasificadas en interna, formal, vertical, oficial, escrita y oral, verbal y no verbal. Se trata a profundidad el tema de las habilidades de comunicación requerida por el director de proyecto, como herramienta clave para el éxito en el desarrollo del proyecto.

El libro de Pablo Lledó se basa en los conceptos expuestos en el PMBok, ambos documentos presenta congruencia en los temas expuestos, la extensión con la que los temas son tratados PMBok es mayor ya que estos se acompañan de definiciones más amplias y detalladas. El método utilizado por pablo Lledó de presentar al lector los temas en forma de interrogante, es estimulante para el lector y le genera la necesidad de análisis a los temas expuestos en busca de la respuesta correcta a la interrogante que le es expuesta.

La lectura detallada de los conceptos expuestos en el capítulo 10 de ambos libros sobre la gestión de las comunicaciones del proyecto, brinda información sobre la importancia de la buena comunicación para el desarrollo del proyecto, donde el libro de Pablo Lledó forma un excelente complemento para estimular el análisis de los temas expuestos en el PMBok.

La comunicación en un proyecto es básica, como lo es en toda actividad humana. En ambas lecturas se muestra los principales procesos para desarrollar una adecuada gestión de la comunicación, estos procesos permiten desarrollar la estructura de comunicación del proyecto ya que la comunicación en un proyecto no puede ser algo improvisado. Requiere de análisis detallado y planificación.



Bibliografía

  • Project Management Institute, I. (2008). Fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
  • Lledó, P. (2009). Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC Canadá: Pablo Lledó.


domingo, 10 de junio de 2012

LOS DESAFÍOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL


El siguiente ensayo surge como parte de las asignaciones del curso Planificación de Recursos Humanos y Comunicaciones del Proyecto. Donde se busca a través de esta asignación tratar el importante tema de la escogencia y formación del grupo de trabajo, que participara activamente del desarrollo de un proyecto, a través del análisis de proceso de selección de personal. De manera que este proceso se desarrolle de forma optima y genere los mejores resultados.  
El ensayo consiste en una síntesis de los principales temas tratados en el curso, en lo referente a perfiles de puesto y contratación de personal. Además se tratan varios puntos importantes a tener en cuenta para la contratación de personal y como estos temas requieren gran atención por parte del Director de proyectos.
Uno de los primeros temas tratados durante la semana es el referente al perfil del perfil del gerente de proyecto, donde se indico que además de sus conocimientos en un área específica y el desarrollo de todas sus habilidades en administración, finanzas y planificación, también debía contar con las habilidades necesarias para la dirección de personal. A través de un amplio conocimiento del proceso de trabajo en equipo donde deberá exponer una gran capacidad de comunicación y habilidades de negociación.

Para que el director de proyectos pueda realizar la tarea de la dirección de personal existen un grupo importante de habilidades que es recomendable esté se centre en desarrollar, entre las cuales se citan las siguientes:

  • La Inteligencia Emocional. 
  • La empatía y la confianza. 
  • La Pro actividad.  
  • La asertividad.  
  • La motivación. 
  • El Trabajo En Equipo.
  • El Liderazgo
  • La Comunicación Efectiva
  • Las Negociaciones.

Todas estas características fueron expuestas y tratadas como contenido del material didáctico de lectura, y es recomendable profundizar sobre cada una de ellas y trabajar diariamente en su desarrollo.

Otro tema importante tratado fue el desarrollo del Perfil del puesto por competencias. Las competencias son las capacidades de poner en práctica conocimientos, habilidades y valores en la situación donde sean requeridos, en este caso las competencias tratadas son aquellas que son relevantes en el ámbito laboral. Se indica la importancia de construir un perfil de puesto basado en competencias, para ser implementado en el proceso de selección del personal que integrara un equipo de proyecto.  Para este proceso de selección por competencias la recolección de información es un punto crucial, donde se deberá identificar las competencias dominantes, aquellas que son deseadas para como base del perfil.  Aquellas organizaciones que desean implementar el proceso de selección de personal por competencias deberán iniciar un proceso a través del cual lograr implementar este modelo. En base a la información básica del perfil de puesto de la empresa, y siguiendo un conjunto de pasos ordenados se lograr definir las competencias conductuales o características de personalidad, y las relaciones  que se desea tenga un colaborador en específico, lo que conocería como el perfil de competencias de la organización.

La selección basada en competencias cobra gran importancia, ya que no siempre partir de la referencias de colaborador  en cuanto a sus conocimientos, nos generan un panorama claro de la forma en que esta persona será capaz de manejar las distintas situaciones y acontecimientos, que puedan surgir durante el desarrollo de un proyecto. 

Como complemento de los temas se trato lo referente al proceso de entrevistas de trabajo, mediante videos y lecturas se ejemplificaron y analizaron distintas situaciones que se presentan durante los procesos de selección de personal, en las entrevistas iníciales de trabajo. Los temas referentes al currículo y su contenido, donde se recomienda evitar saturar al mismo con información irrelevante que lejos de favorecer, podría más bien afectar a la persona interesada en ser contratada. Sumado a esto se trata el tema de la entrevista de trabajo, situaciones habituales que se presentan durante la misma, donde es importante que el entrevistado considere una serie de recomendaciones:

  • Cuidar su presentación personal, la puntualidad y mostrar seguridad en sí mismo.
  • Honestidad, no tratar de crear alguna imagen falsa de si mismo pensando que esto agradara más al entrevistador y le asegurar el puesto.
  • Enfatizar en lo que está en capacidad de aportar a la organización.
  • Para la entrevista identificar sus fortalezas y debilidades.
  • Separa lo personal durante la entrevista y tener claro que el entrevistador está interesado  habilidades, logros, metas y alcances.
  • Investigar previamente sobre la empresa y el puesto solicitado.

Seguir estas recomendaciones favorecerán la impresión que el entrevistado generando una impresión positiva en el entrevistador, lo cual aumenta sus posibilidades de ser seleccionado, entre el grupo de oferentes al puesto. 

En forma general el director de proyectos deberá preocuparse por desarrollar todas aquellas habilidades necesarias para la gestión de personal, que le permitirán interactuar con su equipo de proyecto y llevar a cabo en forma exitosa el proyecto. Y conocer con gran detalle todas las situaciones que se presentan durante el proceso de selección de personal, aquellas que facilitan el proceso tanto como aquellas que lo dificultan.

Existen herramientas de gran importancia en el proceso de selección de personal, que buscan caracterizar de forma más profunda a los posibles candidatos y que permiten que el proceso de selección sea lo más efectivo posible, garantizando la correcta elección de colaboradores que llenaran a cabalidad los requerimientos del puesto. Ejemplo de estas herramientas son la selección por método del perfil de competencias. El director de proyectos deberá conocer estas herramientas y asegurarse que las mismas formen parte de los métodos aplicados en la selección por su grupo de reclutadores o recursos humanos.

La entrevista de trabajo forma parte integral del proceso de selección de personal por lo cual requiere se le preste atención tanto por parte del entrevistado, como por parte de la organización. Los puntos a evaluar durante las misma, los perfiles de puesto, perfiles de competencias deberán estar claras, bien definidas y estandarizadas, a manera de procedimientos de la organización. Es importante una participación activa del director de proyectos en la definición de estos procedimientos, de manera que el mismo conozca y realice recomendaciones respecto a las características que deberán tener los miembros de su equipo, quienes serán su principal punto de apoyo durante la ejecución del proyecto.

Todo proyecto es ejecutado por personas, la selección de esas personas no es tarea fácil, se debe prestar particular atención a su selección, y toda organización deberá procurar desarrollar métodos y procesos que le garanticen tener el mejor equipo de proyecto. Dirigiendo los recursos suficientes y haciendo uso de las técnicas comprobadas para esta labor.

Bibliografía

  • El perfil del gerente de proyectos, 08 de junio 2012, Material didáctico del curso Planificación de los recursos humanos y las comunicaciones.
  • Perfil de puestos por competencias, 08 de junio 2012, Material didáctico del curso Planificación de los recursos humanos y las comunicaciones, Autora Martha Alicia Alles
  • Contratación de personal; El arca de Noé, 08 de junio 2012, Material didáctico del curso Planificación de los recursos humanos y las comunicaciones.
  • El empleo es tuyo, 08 de junio 2012, Material didáctico del curso Planificación de los recursos humanos y las comunicaciones.

domingo, 3 de junio de 2012

COMPARACIÓN ENTRE EL CAPITULO 9 DEL PMBOK RECURSOS HUMANOS Y EL CAPÍTULO 9 DEL LIBRO "DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS" DE PABLO LLEDÓ

El siguiente ensayo surge como parte de las asignaciones del curso Planificación de Recursos Humanos y Comunicaciones del Proyecto. Donde se busca a través de esta asignación generar una guía de preparación para la gestión eficiente de los Recursos Humanos de un proyecto y a su vez de preparación para la prueba de grado de la MAP y posterior examen PMP.
El ensayo consiste en plantear las similitudes, diferencias, y resumir los puntos medulares de las lecturas, Capítulo 9 del PMBOK - Recursos Humanos y el Capítulo 9 del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó.
La primera de las lecturas es del libro Director Profesional de Proyectos del Autor Pablo Lledó. Este expone los conceptos de una forma clara y directa, además de esto los complementa con bastante información grafica y ejemplos. El autor utiliza mucho la herramienta de preguntas, realiza preguntas al lector, con la intensión de que se detenga a analizar los conceptos que serán expuestos a continuación. Son preguntas sencillas pero que llevan al lector a meditar un momento y analizar antes de poder emitir su respuesta.

Desde el comienzo del capítulo el autor expone con claridad la importancia de tener claro el concepto de que las personas son las que realizan el proyecto y lo llevan al éxito, es un punto clave par aun director de proyectos líder, motivar y retribuir de manera apropiada.

En el contenido de este capítulo el autor trata principalmente los procesos de la gestión de recursos humanos los cuales son Desarrollar el plan de recursos humanos, Adquirir el equipo, Desarrollar el equipo y Gestionar el equipo. Los cuales son analizados desde la perspectiva de consultas expuestas al lector como los son:

¿Que necesito para empezar?
¿Qué herramientas puedo utilizar?
¿Qué obtengo al final del proceso?

Esta modalidad de consultas es constructiva ya que estimula el análisis de los temas por parte del lector 

En el capítulo 9 del PMBok “Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto”, se exponen de forma amplia  los procesos de la gestión de los recursos humanos. Acompañados de una amplia cantidad de conceptos y definiciones. Cada proceso es analizado de forma independiente y su análisis se divide en tres principales elementos Entradas, Herramientas- Técnicas y Salidas. Se hace referencia a muchos gráficos y diagramas de flujo para exponer los contenidos.  Los puntos referentes a herramienta y técnicas son tratados de una forma más amplia en el PMBok, acompañados de ejemplos de métodos utilizados.

El libro de Pablo Lledó se basa en los conceptos expuestos en el PMBok, ambos documentos presenta congruencia en los temas expuestos, la extensión con la que los temas son tratados PMBok es mayor ya que estos se acompañan de definiciones más amplias y detalladas.

El método utilizado por pablo Lledó de presentar al lector los temas en forma de interrogante, es estimulante para el lector y le genera la necesidad de análisis a los temas expuestos en busca de la respuesta correcta a la interrogante que le es expuesta.

La lectura detallada de los conceptos expuestos en el capítulo 9 del PMBok sobre la gestión de los recursos humanos es de suma importancia, y forma la base para la compresión de los conceptos expuestos para la adecuada formación de un Director de Proyectos en materia de personal de proyectos. El libro de Pablo Lledó forma un excelente complemento para estimular el análisis de los temas expuestos en el PMBok.



Bibliografía

  • Project Management Institute, I. (2008). Fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
  • Lledó, P. (2009). Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC Canadá: Pablo Lledó.


domingo, 20 de mayo de 2012

Ejercicio Resolución de Conflictos

Resumen ejecutivo

La relevancia del  trabajo realizado es aplicar  destrezas como líderes de proyecto en la resolución de un conflicto que se nos presenta, identificando y analizando la situación, mediando posteriormente con los involucrados y negociando de la mejor manera para tomar una decisión al respecto como buenos líderes en beneficio del proyecto mismo.  
Se plantea un ejemplo de conflicto o situacion vivida en base a la experiencia de los miembros del grupo:
El director de un Proyecto  en proceso de construcción debe aplicar sus destrezas y habilidades como buen líder para resolver un conflicto que se está presentando en uno de sus departamentos, debe proceder de manera discreta y en un corto plazo en la resolución de esta situación ya que el conflicto está tornándose cada vez mayor y en algo personal, más que laboral para los involucrados, además existe preocupación ya que esta situación podría llegar a afectar el desempeño del personal subalterno de campo impactando de manera negativa al proyecto.
En el proyecto de construcción,  se presenta el siguiente escenario conflictivo: el jefe o coordinador general de un departamento ha dado "empowerment" a sus encargados de área. El coordinador no se ha involucrado mucho, ni muestra preocupación por los temas de gran relevancia de los que debería estar informado, a pesar de que sus encargados de área constantemente lo retroalimentan sobre estos temas por iniciativa propia y él no manifiesta apoyo al respecto.
El coordinador ha tomado decisiones sin consultar a sus encargados (habiéndoles dado poder en sus áreas) e inclusive ha realizado acuerdos con externos, contradictorios con los acuerdos tomados con sus encargados. Esto ha generado algunos choques o conflictos en temas como el manejo del personal de cada área y su administración interna, generando grandes diferencias que redundan en un conflicto que se incrementa con el tiempo, además ha afectado la relación de confianza entre el coordinador general y los encargados de cada área.
También este ambiente de inconformidad que manifiestan los encargados de área con su coordinador se ha transmitido al personal subalterno de cada área creando así un conflicto interno en el departamento que afecta las labores diarias, por lo que esta situación de conflicto debe ser resuelta por los involucrados con la participación del director de proyecto lo antes posible para el bienestar de todos. 

Posterior al analisis de la situación se llega a los siguientes resultados:

Ø  La negociación es un proceso que conlleva una planificación previa, en la cual se debe contar con toda la información necesaria para poder brindar acciones claras y concisas, que solucionen el conflicto obteniendo resultados positivos para las partes involucradas, siempre instando a una estrategia de ganar –ganar.

Ø  El líder debe ser democrático y como indica las lecciones aprendidas constructor, debe investigar los antecedentes del conflicto, para crear una base sólida con el fin de tener un criterio acertado, objetivo y una propuesta de solución eficaz.

Ø  Sin duda alguna, el impulso y sugerencias que pueda brindar el director de proyecto con respecto a la implementación de estrategias de motivación mencionadas anteriormente, se deben tomar muy en cuenta dentro del departamento ya que ayudarán para incentivar al personal incrementando su desempeño, además de evitar posibles asperezas personales y choques directos entre compañeros de trabajo, lo cual podría perjudicar al departamento y al proyecto en general. 

Ø  En la resolución del conflicto mostrado se evidencia que el líder del proyecto al escuchar las preocupaciones de sus colaboradores e invertir tiempo entre las partes (coordinador e ingenieros) para resolver el caso de manera participativa, genera un ambiente de compromiso mutuo en que todos colaboran para resolver la situación de manera más ágil y en mutuo acuerdo.

     Recomendaciones


Ø  Para la resolución de este conflicto, es importante que el coordinador de área reciba coaching y mentoring afines al área de trabajo, para que desarrolle un liderazgo y comunicación asertiva hacia su equipo de trabajo y fomente un ambiente agradable, de respeto, de retroalimentación y motivacional evitando la generación de conflictos.

Ø  El líder de proyecto debe ser asertivo en el momento de definir los roles y las responsabilidades de cada quién dentro del equipo de trabajo, además de dejar claro la autoridad de los involucrados en el tema respectivo. Si la situación del conflicto ya se presentó, el líder debe dar seguimiento de la decisión tomada con el fin de evaluar el desempeño de las personas, el cambio de conductas, actitudes y comportamientos.

Ø  Con el fin de evitar conflictos dentro de los departamentos como el que se ha mostrado en este trabajo, es fundamental que exista un buen canal de comunicación entre los jefes o coordinadores y sus encargados de área (decirse todo manteniendo el respeto). La información entre jefes y encargados debe fluir para trabajar en equipo de la mejor manera y comprometidos con nuestra misión de departamento.

Ø  Consideramos muy importante que en los diversos departamentos resalten aún más las estrategias de motivación, las acciones de apoyo, colaboración y motivación que fortalezcan el trabajo en equipo y cada individuo se sentirá parte importante en su grupo en beneficio del proyecto mismo.